Secteur · Agence immobilière
Un assistant qui répond pour votre agence immobilière
Une agence reçoit deux flux très différents. D’un côté les acquéreurs et les locataires, qui posent tous la même question sur des biens différents : « la référence 4821 est-elle toujours disponible ». De l’autre les vendeurs et les bailleurs, beaucoup moins nombreux et beaucoup plus précieux, qui demandent une estimation.
Le premier flux est chronophage et se traite très bien automatiquement : disponibilité, DPE, charges, visite, dossier. Le second doit être identifié en quelques secondes et remonté à un négociateur : une demande d’estimation est un mandat potentiel, elle ne doit jamais dormir dans une liste jusqu’à lundi.
L’assistant distingue les deux, collecte la référence du bien, le projet — achat, location, estimation — et le budget si la personne le donne. Il ne s’engage sur rien : ni sur un prix, ni sur une estimation, ni sur l’acceptation d’un dossier. Ces trois interdictions viennent du pack sectoriel immobilier.
Agence du Vieux Port — assistant du site
Exemple- Client : Bonjour, je voudrais savoir si le T3 réf. 4821 est encore libre, et s’il est possible de le visiter samedi.
- Assistant : Bonjour, je suis l’assistant automatisé de l’Agence du Vieux Port. Je n’ai pas la disponibilité en direct : l’annonce en ligne fait foi et elle est mise à jour par l’agence.Voir l’annonce réf. 4821 (exemple, non cliquable)Lien vers le catalogue de l’agence
- Client : D’accord. C’est pour une location. Il faut quoi comme dossier ?
- Assistant : Pièce d’identité, trois derniers bulletins de salaire, contrat de travail, dernier avis d’imposition et trois dernières quittances de loyer. L’agence accepte la garantie Visale ; un garant physique doit résider en France. Les visites ont lieu du mardi au samedi, de 10 h à 18 h.
- Client : Parfait. Et au fait, j’ai un appartement à Saint-Just, vous faites des estimations ?
- Assistant : Oui, l’estimation est gratuite et sans engagement. Je transmets votre demande à un négociateur, qui vous rappellera : puis-je noter votre nom et votre numéro ? Je ne peux évidemment pas vous donner une valeur moi-même.
Le vocabulaire que l’assistant reconnaît
- référence de l’annonce
- mandat simple
- mandat exclusif
- estimation
- visite et contre-visite
- compromis de vente
- dossier de location
- garant
- garantie Visale
- honoraires d’agence
- DPE
- charges de copropriété
- état des lieux
- gestion locative
Ce que l’on vous demande
Les questions qu’on pose vraiment à un agence immobilière.
Ce sont les demandes qui reviennent tous les jours, et la façon dont l’assistant y répond — ou refuse d’y répondre.
- « Le bien réf. 4821 est-il toujours disponible ? »
- Il renvoie vers l’annonce à jour plutôt que d’affirmer une disponibilité qu’il ne peut pas vérifier, note la référence dans la demande, et collecte les coordonnées pour la mise en relation.
- « L’estimation est gratuite ? »
- Conditions, délai, ce qu’elle comprend. Surtout, il marque la demande comme prioritaire : une estimation est un mandat en puissance, elle est remontée immédiatement à un négociateur.
- « Quels documents pour un dossier de location ? »
- La liste exacte que vous demandez, avec vos règles sur les garants. Cette question revient sur chaque annonce et fait perdre un temps considérable au standard.
- « Vous acceptez la garantie Visale ? »
- Réponse binaire, tirée de vos conditions. Un candidat qui n’a pas de garant physique le demande systématiquement avant de constituer son dossier.
- « Quels sont vos honoraires ? »
- Votre barème, avec qui paie quoi. Il reprend ce que vous avez publié — l’affichage des honoraires est une obligation, l’assistant ne fait que le relayer fidèlement.
- « Vous faites de la gestion locative ? »
- Vos services et le périmètre exact. Une demande de gestion émanant d’un bailleur est notée comme importante, au même titre qu’une estimation.
- « On peut visiter samedi ? »
- Il donne vos horaires de visite, mais ne planifie aucun rendez-vous : il envoie votre lien ou collecte les disponibilités du candidat pour que le négociateur organise.
- « Le DPE du bien, il est à combien ? »
- Si l’étiquette figure dans l’annonce publiée, il la donne. Sinon il renvoie vers l’annonce. Il n’extrapole jamais une performance énergétique.
Le cadre du métier
Ce qu’il note, ce qu’il s’interdit.
Le pack sectoriel ajoute des questions de qualification et des interdictions. Il n’a jamais le pouvoir d’en retirer une.
Ce que l’assistant collecte
- Projet : achat, location, estimation ou gestion
- Référence du bien, quand la personne la donne
- Budget ou loyer envisagé, si elle l’indique
- Disponibilités pour une visite
Interdictions propres à ce métier
- Aucun engagement sur un prix, une valeur de bien ou une estimation.
- Aucune affirmation de disponibilité : renvoi systématique vers l’annonce publiée.
- Aucune acceptation ni refus de dossier de location.
Elles s’ajoutent aux règles générales du produit : sécurité et traitement des données.
Ce que vous retrouvez après l’échange de l’exemple
- Référence de l’annonce consignée dans la demande
- Dossier de location expliqué sans mobiliser le standard
- Intention d’estimation détectée et remontée en priorité
- Aucune disponibilité affirmée, aucune valeur de bien avancée
Objections
Ce que les professionnels de ce métier nous opposent.
Elles sont légitimes. Voici la réponse, sans détour commercial.
« Un bien vendu et annoncé disponible, c’est une plainte. »
Il n’affirme pas la disponibilité d’un bien : il renvoie systématiquement vers l’annonce, qui est votre source à jour, et note la référence dans la demande. Le pack sectoriel lui interdit tout engagement sur un prix, une estimation ou une acceptation de dossier.
« Les demandes d’estimation ne doivent pas attendre lundi. »
Une intention d’estimation ou de mise en gestion déclenche un marquage prioritaire et une notification, y compris le week-end. C’est le seul flux où la vitesse de rappel change réellement le résultat commercial.
« Mes annonces changent tous les jours. »
C’est pourquoi l’assistant n’en récite aucune. Il travaille avec le lien de votre catalogue et de vos annonces, qui restent la seule source à jour, et il consacre son travail à la qualification : projet, budget, référence, disponibilités.
Questions fréquentes
Ce que nous demandent les professionnels de ce métier.
Peut-il dire qu’un bien est encore disponible ?
Non. Il renvoie vers l’annonce en ligne, qui est votre source à jour, et consigne la référence dans la demande. Affirmer une disponibilité qu’il ne peut pas vérifier serait la faute la plus coûteuse dans ce métier.
Comment repère-t-il une demande d’estimation ?
Le pack sectoriel immobilier ajoute une intention « estimation » au moteur, avec ses formulations courantes. Une demande reconnue est marquée importante et déclenche une notification, y compris le week-end : c’est le flux où la vitesse de rappel change le résultat.
Peut-il planifier une visite dans l’agenda du négociateur ?
Non. Il envoie votre lien de prise de rendez-vous ou collecte les disponibilités du candidat. Il n’écrit dans aucun agenda et ne confirme aucun créneau.
Peut-il dire à un candidat si son dossier passe ?
Jamais. Il donne la liste des pièces demandées et vos règles sur les garants, puis transmet. L’acceptation d’un dossier est une décision commerciale et juridique qui ne s’automatise pas.
Est-ce qu’il remplace mon logiciel de transaction ?
Non, et il ne s’y connecte pas. Il traite les demandes entrantes et vous les remonte qualifiées. Votre logiciel reste la source des biens, des mandats et des dossiers.
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Métiers voisins, canal déterminant et forfaits.
Métiers voisins
Canal déterminant : Site web
Le module de conversation posé sur votre site en une ligne de script. Le canal le plus simple, et le seul dont l’ouverture ne dépend de personne d’autre.
Forfaits et quotas
Conversations, minutes d’appels entrants et segments SMS inclus, avec des dépassements désactivés par défaut et un plafond que vous fixez.