Secteur · Cabinet médical
Un assistant qui répond pour votre cabinet
Un cabinet — kinésithérapeute, ostéopathe, dentiste, orthophoniste, podologue, vétérinaire — reçoit un volume d’appels très supérieur au temps de secrétariat disponible. La majorité de ces appels ne portent pas sur des soins : ils portent sur des questions pratiques répétées cent fois par mois.
Ce secteur est celui où l’assistant en dit le moins, et c’est voulu. Le pack sectoriel « santé » ajoute trois interdictions au moteur : aucun conseil médical, aucune collecte de motif de consultation ou d’antécédent, et une orientation immédiate vers le 15 ou le 112 dès qu’une urgence vitale est évoquée. Un pack ne peut jamais retirer une interdiction : ces règles s’ajoutent à celles du produit.
Ce qui reste est pourtant l’essentiel du volume : êtes-vous conventionné, prenez-vous la carte Vitale, acceptez-vous de nouveaux patients, où se garer, le cabinet est-il accessible, quels sont vos horaires le samedi. Autant d’appels qui n’ont plus besoin d’interrompre une séance.
Cabinet des Quatre-Chemins — assistant du site
Exemple- Client : Bonjour, est-ce que vous acceptez de nouveaux patients ? Et vous êtes conventionné ?
- Assistant : Bonjour, je suis l’assistant automatisé du Cabinet des Quatre-Chemins. Oui, le cabinet accepte de nouveaux patients. Les praticiens sont conventionnés secteur 1, sans dépassement d’honoraires ; la carte Vitale et le tiers payant sont acceptés.
- Client : Parfait. J’ai des douleurs au dos depuis trois semaines, vous pensez que c’est quoi ?
- Assistant : Je ne peux pas me prononcer sur une douleur ni sur ce qui la cause : je ne donne aucun avis de santé. Ce point se voit en consultation. Pour prendre rendez-vous :Prendre rendez-vous (exemple, non cliquable)Lien de réservation validé par le cabinet
- Client : D’accord. Il faut une ordonnance ?
- Assistant : Une prescription médicale est demandée pour la prise en charge, mais le cabinet reçoit également en accès direct. Le cabinet est ouvert du lundi au vendredi de 8 h à 19 h, et le samedi matin de 9 h à 12 h. Il est situé au rez-de-chaussée, accessible en fauteuil.
Le vocabulaire que l’assistant reconnaît
- consultation
- praticien
- conventionné secteur 1
- dépassement d’honoraires
- tiers payant
- carte Vitale
- mutuelle
- ordonnance
- prescription médicale
- bilan initial
- séance de rééducation
- téléconsultation
- salle d’attente
Ce que l’on vous demande
Les questions qu’on pose vraiment à un cabinet médical ou paramédical.
Ce sont les demandes qui reviennent tous les jours, et la façon dont l’assistant y répond — ou refuse d’y répondre.
- « Vous êtes conventionné ? »
- Secteur, tarif de la consultation, dépassements éventuels — tels que vous les avez publiés. C’est l’une des toutes premières questions posées par un nouveau patient.
- « Vous prenez la carte Vitale, il y a le tiers payant ? »
- Moyens de paiement, tiers payant total ou partiel, mutuelles gérées. Une réponse claire évite une discussion au comptoir en fin de séance.
- « Il faut une ordonnance pour venir ? »
- Ce qui est nécessaire avant la première venue, selon votre pratique et votre profession. L’assistant reprend votre formulation, sans l’interpréter.
- « Vous prenez de nouveaux patients ? »
- Réponse binaire, souvent la plus utile de toutes. Si vous n’en prenez pas, l’assistant le dit franchement au lieu de laisser la personne rappeler trois fois.
- « Quels sont vos horaires, vous ouvrez le samedi ? »
- Jours et heures, fermetures exceptionnelles et congés si vous les avez saisis. Cette question représente à elle seule une part importante des appels.
- « Où est-ce qu’on peut se garer ? »
- Adresse, accès, transports, stationnement. Des informations que vous répétez tous les jours et qui n’ont aucune raison de mobiliser une personne.
- « Le cabinet est accessible en fauteuil ? »
- Accessibilité, ascenseur, étage. Une information que le patient doit obtenir avant de se déplacer, pas en arrivant devant l’escalier.
- « J’ai très mal ce soir, qu’est-ce que je fais ? »
- L’assistant ne donne aucun avis. Il indique la conduite d’urgence que vous avez déclarée et rappelle le 15 ou le 112 si la situation évoque une urgence vitale, puis il s’arrête là.
Le cadre du métier
Ce qu’il note, ce qu’il s’interdit.
Le pack sectoriel ajoute des questions de qualification et des interdictions. Il n’a jamais le pouvoir d’en retirer une.
Ce que l’assistant collecte
- Première venue ou patient déjà suivi
- Praticien souhaité, si le cabinet en compte plusieurs
- Moyen de rappel, uniquement si la personne le donne
- Aucun motif, aucun symptôme, aucun antécédent
Interdictions propres à ce métier
- Aucun conseil médical, diagnostic, posologie ni interprétation de symptôme.
- Aucune demande de motif de consultation, d’état de santé, de traitement ou d’antécédent.
- Toute évocation d’urgence vitale : orientation immédiate vers le 15 ou le 112, puis arrêt.
Elles s’ajoutent aux règles générales du produit : sécurité et traitement des données.
Ce que vous retrouvez après l’échange de l’exemple
- Question pratique traitée sans mobiliser le secrétariat
- Aucun motif de consultation demandé ni enregistré
- Lien de prise de rendez-vous envoyé, clic mesuré
- Refus explicite de tout avis de santé, tracé dans la conversation
Objections
Ce que les professionnels de ce métier nous opposent.
Elles sont légitimes. Voici la réponse, sans détour commercial.
« Les données de santé, c’est hors de question. »
L’assistant ne demande jamais un motif de consultation, un symptôme, un traitement ou un antécédent : c’est une interdiction du pack sectoriel, injectée dans le moteur et non désactivable. Il ne collecte que ce qui est nécessaire au rappel — nom, moyen de joindre. Si un patient donne spontanément une information de santé, elle reste dans la conversation et n’est structurée nulle part.
« Un patient en détresse ne doit pas tomber sur une machine. »
C’est pourquoi l’annonce est immédiate — l’assistant se présente comme automatisé dès la première phrase — et pourquoi la règle d’urgence est la plus stricte du produit : à la moindre évocation d’une urgence vitale, il indique d’appeler le 15 ou le 112 et met fin à l’échange. Vous pouvez également configurer un transfert direct vers une ligne humaine.
« Ma secrétaire fait déjà ce travail. »
Elle le fait mieux, et l’assistant ne la remplace pas. Il absorbe les appels qui arrivent quand elle est en ligne, en pause ou absente, et les questions pratiques du soir et du week-end. Ce qui remonte à un humain remonte avec un résumé écrit plutôt qu’avec un rappel à faire de mémoire.
Questions fréquentes
Ce que nous demandent les professionnels de ce métier.
L’assistant peut-il donner un avis médical ?
Non, en aucune circonstance. Le pack sectoriel « santé » ajoute au moteur trois interdictions non désactivables : pas de conseil, de diagnostic ni de posologie ; pas de collecte de motif, de symptôme ou d’antécédent ; orientation immédiate vers le 15 ou le 112 dès qu’une urgence vitale est évoquée.
Que devient une information de santé donnée spontanément par un patient ?
Elle reste dans le texte de la conversation, avec la durée de rétention de votre forfait, et n’est structurée dans aucun champ. L’assistant n’en tire rien et ne la réutilise pas. Rien n’est demandé, rien n’est déduit.
Peut-il gérer les annulations et les rappels de rendez-vous ?
Non pour les rappels : le produit ne passe aucun appel et n’envoie aucune campagne. Une annulation reçue par message est notée et vous est remontée immédiatement, mais l’assistant ne modifie pas votre agenda.
Est-ce compatible avec le RGPD pour un professionnel de santé ?
Vous restez responsable de traitement, nous agissons comme sous-traitant, avec un contrat de sous-traitance signé avant toute commercialisation. La conception limite l’exposition : aucune donnée de santé n’est demandée, l’enregistrement audio est désactivé par défaut, et l’export comme la suppression sont disponibles depuis votre compte. L’hébergement de données de santé (HDS) n’est pas en place et n’est pas nécessaire tant qu’aucune donnée de santé n’est collectée.
Le patient sait-il qu’il parle à une machine ?
Oui, systématiquement, dès la première phrase, sur tous les canaux. C’est une règle du produit, pas une option de configuration.
Continuer
Métiers voisins, canal déterminant et forfaits.
Métiers voisins
Canal déterminant : Site web
Le module de conversation posé sur votre site en une ligne de script. Le canal le plus simple, et le seul dont l’ouverture ne dépend de personne d’autre.
Forfaits et quotas
Conversations, minutes d’appels entrants et segments SMS inclus, avec des dépassements désactivés par défaut et un plafond que vous fixez.