Secteur · Avocat et profession libérale
Un assistant qui répond pour votre cabinet libéral
Un cabinet d’avocat, une étude notariale ou un cabinet d’expertise comptable reçoit deux flux qu’il ne faut surtout pas confondre. D’un côté les demandes de renseignement — honoraires, domaines traités, pièces à réunir, délais d’obtention d’un rendez-vous — qui mobilisent le secrétariat sans rien engager. De l’autre les dossiers, qui ne se traitent qu’entre un professionnel et son client.
L’assistant ne touche qu’au premier flux. Il annonce ce que vous facturez et selon quel principe, il explique comment se déroule un premier rendez-vous, il donne la liste des documents à apporter, puis il oriente vers votre lien de prise de rendez-vous ou vers un rappel. Sur le second flux, il s’arrête dès la première phrase : il ne qualifie aucune situation, ne se prononce sur aucun délai et n’évalue aucune chance de succès.
Cette retenue n’est pas une prudence de réglage : c’est l’interdiction que le pack « cabinets et professions libérales » ajoute au moteur, et elle est absolue. Un conseil juridique, fiscal ou comptable délivré par un automate serait un manquement déontologique avant d’être une erreur de produit.
Cabinet Verlaine & Associés — assistant du site
Exemple- Client : Bonjour, je voudrais consulter au sujet d’un licenciement. Vous prenez ce type de dossier, et c’est combien ?
- Assistant : Bonjour, je suis l’assistant automatisé du cabinet Verlaine & Associés. Le cabinet intervient en droit du travail, côté salarié comme côté employeur. La première consultation dure une heure et coûte 120 € TTC ; elle est déduite des honoraires si le cabinet est saisi ensuite.
- Client : Et pour la suite, ça monte à combien ?
- Assistant : Cela dépend de la procédure et ne peut être arrêté qu’après examen des pièces : le cabinet travaille au taux horaire ou au forfait selon les dossiers, et une convention d’honoraires est signée avant toute intervention. Je ne peux pas avancer un montant pour votre situation.
- Client : D’accord. J’ai reçu ma lettre il y a trois semaines, je suis encore dans les temps ?
- Assistant : Je ne peux pas me prononcer sur un délai : c’est une question de droit, elle se traite avec un avocat. Je signale votre demande au cabinet comme urgente. Pour le premier rendez-vous :Prendre rendez-vous (exemple, non cliquable)Lien de prise de rendez-vous validé par le cabinet
- Client : Merci. C’est possible en visio ?
- Assistant : Oui, la première consultation peut se tenir en visioconférence ; le lien vous est envoyé après confirmation. Le cabinet reçoit du lundi au vendredi, de 9 h à 19 h.
Le vocabulaire que l’assistant reconnaît
- première consultation
- honoraires
- convention d’honoraires
- taux horaire ou forfait
- honoraires de résultat
- aide juridictionnelle
- consultation en visioconférence
- acte authentique
- succession
- droit du travail
- bilan et liasse fiscale
- tenue comptable
- lettre de mission
- conflit d’intérêts
- secret professionnel
Ce que l’on vous demande
Les questions qu’on pose vraiment à un cabinet libéral.
Ce sont les demandes qui reviennent tous les jours, et la façon dont l’assistant y répond — ou refuse d’y répondre.
- « La première consultation est-elle payante ? »
- Montant, durée, ce qu’elle comprend, et si elle vient en déduction lorsque le cabinet est saisi ensuite — exactement comme vous l’affichez. C’est la question qui décide si la personne rappelle ou passe au cabinet suivant.
- « Vous traitez ce type de dossier ? »
- Vos domaines d’intervention, tels que vous les avez publiés. Si la demande sort de votre champ, l’assistant le dit franchement : faire venir quelqu’un pour l’orienter ailleurs coûte une heure à tout le monde.
- « Comment sont calculés vos honoraires ? »
- Le principe — taux horaire, forfait, honoraires de résultat lorsqu’ils existent — jamais un montant appliqué à la situation décrite. Un chiffrage suppose l’examen des pièces, et l’assistant n’ouvre aucun dossier.
- « Vous recevez en visioconférence ? »
- Si vous le proposez, dans quels cas et avec quel outil. Une part croissante des premiers rendez-vous se prend à distance, y compris depuis un autre département : c’est une information qui élargit votre clientèle.
- « Quels documents dois-je apporter ? »
- La liste type que vous avez saisie pour ce genre de demande. C’est ce qui fait gagner le plus de temps au premier rendez-vous, et c’est aussi ce que votre secrétariat répète le plus souvent dans une journée.
- « Est-ce que j’ai droit à l’aide juridictionnelle ? »
- Il indique si le cabinet l’accepte et renvoie vers l’organisme compétent. Il ne se prononce ni sur les ressources de la personne ni sur son éligibilité : ce n’est ni son rôle ni sa compétence.
- « J’ai reçu une mise en demeure, il me reste combien de temps ? »
- Il ne répond pas. Un délai dépend de la nature de l’acte et de sa date de réception : c’est du conseil. Il note l’objet général, marque la demande comme urgente et vous la remonte immédiatement.
- « Vous pouvez me dire où en est mon dossier ? »
- Non : il n’accède à aucun dossier et n’identifie personne. Il transmet la demande de rappel avec le nom donné et le moyen de joindre la personne, sans jamais confirmer l’existence d’un dossier.
Le cadre du métier
Ce qu’il note, ce qu’il s’interdit.
Le pack sectoriel ajoute des questions de qualification et des interdictions. Il n’a jamais le pouvoir d’en retirer une.
Ce que l’assistant collecte
- Objet général de la demande, dans les mots de la personne
- Domaine concerné, pour vérifier que le cabinet intervient
- Rendez-vous sur place ou en visioconférence
- Moyen de rappel, et rien de plus
Interdictions propres à ce métier
- Aucun conseil juridique, fiscal ou comptable, même sur un point qui paraît évident.
- Aucune appréciation d’un délai, d’une chance de succès ou d’une somme en jeu.
- Aucun montant d’honoraires en dehors de ceux que le cabinet publie.
- Aucune information sur un dossier en cours : l’assistant n’identifie personne.
Elles s’ajoutent aux règles générales du produit : sécurité et traitement des données.
Ce que vous retrouvez après l’échange de l’exemple
- Domaine d’intervention vérifié avant toute autre réponse
- Tarif de la première consultation donné tel qu’il est publié
- Aucun montant avancé pour la suite, aucune appréciation de délai
- Demande marquée urgente et remontée au cabinet
Objections
Ce que les professionnels de ce métier nous opposent.
Elles sont légitimes. Voici la réponse, sans détour commercial.
« Le secret professionnel interdit ce genre d’outil. »
Il l’encadre, et le produit est conçu pour rester du bon côté. L’assistant ne demande jamais l’objet précis d’un litige, ni le nom d’une partie, ni une pièce. Il collecte trois éléments : la nature générale de la demande, le fait que vous soyez compétent ou non, et un moyen de rappel. Ce qu’une personne écrit spontanément reste dans le texte de la conversation, conservé selon la durée de votre forfait, et n’est recopié dans aucun champ structuré.
« Un client de cabinet attend un professionnel au bout du fil. »
Il attend un professionnel, pas une sonnerie dans le vide pendant une audience ou un rendez-vous de deux heures. L’assistant annonce sa nature dès la première phrase, traite ce qui est purement pratique, et passe la main pour tout le reste — en vous laissant un résumé écrit, ce qu’un appel manqué ne laisse jamais.
« Et le conflit d’intérêts ? »
L’assistant ne fait aucun tri : il ne vérifie pas les parties, ne recoupe rien avec vos dossiers en cours et n’écarte jamais une demande de sa propre initiative. Le contrôle du conflit d’intérêts reste entier, chez vous, avant toute ouverture de dossier — il n’est ni délégué ni pré-instruit.
Questions fréquentes
Ce que nous demandent les professionnels de ce métier.
L’assistant peut-il donner un avis juridique ou fiscal ?
Non, en aucune circonstance. C’est l’interdiction que le pack « cabinets et professions libérales » ajoute au moteur, et un pack ne sait qu’ajouter des interdictions. Il présente la démarche, les honoraires publiés et les pièces à réunir, puis propose un rendez-vous. Tout ce qui relève de l’appréciation d’une situation vous revient.
Comment le secret professionnel est-il préservé ?
L’assistant ne demande jamais l’objet précis d’un litige, ni le nom d’une partie, ni une pièce. Il collecte la nature générale de la demande et un moyen de rappel. Ce qu’une personne écrit d’elle-même reste dans le texte de la conversation, conservé selon la durée prévue par votre forfait, et n’est recopié dans aucun champ structuré.
Peut-il annoncer le montant de mes honoraires ?
Uniquement ceux que vous publiez : tarif de la première consultation, taux horaire, forfaits affichés. Pour un dossier, il rappelle qu’un montant suppose l’examen des pièces et une convention d’honoraires signée. Il ne fait aucune extrapolation à partir d’un tarif voisin.
Peut-il renseigner un client sur l’avancement de son dossier ?
Non. Il n’accède à aucun dossier, ne reconnaît personne et n’interroge aucun outil métier. Une demande de suivi est transmise avec le nom donné et le moyen de rappel, puis marquée dans votre liste comme une demande à traiter.
Est-ce utile pour une étude notariale ou un cabinet d’expertise comptable ?
Le volume d’appels y est comparable et les questions se ressemblent : pièces à fournir pour une succession ou un compromis, calendrier d’un bilan, contenu d’une lettre de mission, prise de rendez-vous. Le pack est commun aux professions libérales réglementées, et l’interdiction de conseil vaut à l’identique en matière fiscale et comptable.
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Métiers voisins, canal déterminant et forfaits.
Métiers voisins
Canal déterminant : Site web
Le module de conversation posé sur votre site en une ligne de script. Le canal le plus simple, et le seul dont l’ouverture ne dépend de personne d’autre.
Forfaits et quotas
Conversations, minutes d’appels entrants et segments SMS inclus, avec des dépassements désactivés par défaut et un plafond que vous fixez.